Podmioty spełniające kryteria określone w regulaminie każdej edycji samodzielnie zgłaszają się do programu wypełniając deklarację zgłoszeniową on-line lub w formie papierowej, którą należy przesłać do Biura Programu (lub Administratora Regionalnego). Po sprawdzeniu kwestii formalnych i zarejestrowaniu zgłoszenia w naszej bazie, uczestnik otrzymuje mailem potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia z loginem do Internetowego Systemu Ankiet (ISA), w którym w pierwszym etapie wypełnia ankietę dotyczącą działalności przedsiębiorstwa. Treść ankiety jest dostępna z innymi dokumentami, aby uczestnik – zanim podejmie ostateczną decyzję o udziale w programie – mógł zapoznać się z zakresem informacji niezbędnych do oceny firmy, które będzie trzeba przekazać do Biura Programu. Ankiety oceniane są przez Komisje Regionalne i/lub Komisję Ogólnopolską, a firmy, które zdobędą wymaganą regulaminem liczbę punktów, przechodzą do II etapu. W drugim etapie we wszystkich firmach, które się do niego zakwalifikują odbywa się audyt. Jego celem jest sprawdzenie zgodności informacji zawartych w ankiecie ze stanem faktycznym, a także zapoznanie się z dokumentacją firmy oraz przeprowadzenie rozmów z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne aspekty działalności firmy, w tym z właścicielami lub przedstawicielami zarządu. W przypadku wątpliwości dodatkowym elementem weryfikacji jest sondaż przeprowadzany wśród losowo wybranych klientów i/lub dostawców firmy. Suma przyznanych przez audytorów, klientów i kontrahentów ocen decyduje o rekomendacji przedsiębiorstwa do tytułu i certyfikatu Przedsiębiorstwo Fair Play. Ostateczne decyzje podejmuje Kapituła programu, w skład której co roku wchodzą m.in. przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu, władz państwowych i samorządowych oraz środowisk naukowych. W skład pozostałych organów programu, którymi są Komisje Regionalne i Komisja Ogólnopolska wchodzą przedstawiciele administracji i samorządów (w tym gospodarczych), banków i instytucji finansowych, uczelni, organizacji przedsiębiorców, ZUS, organów podatkowych, itp. Po podjęciu decyzji przez Kapitułę, uczestnicy danej edycji są powiadamiani o jej wynikach pocztą tradycyjną. Od momentu otrzymania listu mają prawo informować opinię publiczną o uzyskanym certyfikacie oraz wykorzystywać w swojej promocji logo programu przez cały kolejny rok. Przez cały okres weryfikacji firm biuro programu promuje uczestników i upowszechnia informacje o uczestnikach w mediach, w trakcie różnych wydarzeń biznesowych, wśród organizacji przedsiębiorców, władz publicznych i samorządowych wszystkich szczebli oraz w Internecie i wydawnictwach biura programu, co stanowi dodatkowy element weryfikacji przedsiębiorców ubiegających się o certyfikat Przedsiębiorstwo Fair Play.
