W każdym przedsiębiorstwie codziennie odbywa się przekazywanie wiedzy pomiędzy pracownikami, choć często nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy. Im sprawniej ten proces przebiega, tym szybciej pracownicy poszerzają swoją wiedzę i umiejętności. To zagadnienie nabiera szczególnego znaczenia w przypadku osób nowo zatrudnionych – zwłaszcza, jeśli jest to dla nich początek kariery zawodowej – oraz osób, które zbliżają się do wieku emerytalnego. Jak płynnie i bezboleśnie przygotować się na odejście doświadczonych pracowników na emeryturę, ale też jak przekazać ich cenną wiedzę i doświadczenie młodszym osobom, dowiecie się z tego artykułu.
Utwórz bazę wiedzy
Zorganizuj wirtualną i/lub fizyczną przestrzeń, która będzie służyć za miejsce przechowywania firmowego know-how (o ile nie są to tajne lub poufne informacje) dostępnego dla wszystkich pracowników. Na specjalnym serwerze lub dysku wydziel kilka obszarów, np. prezentacje i materiały ze szkoleń, konferencji, seminariów i sympozjów; studia przypadków zawierające opisy rozwiązania problemu; koncepcje na nowe rozwiązania lub udoskonalenia w firmie; literatura fachowa i polecana literatura itd. Ważne, aby wszyscy pracownicy wiedzieli zarówno o możliwości korzystania z zasobów bazy wiedzy, jak i umieszczania w niej różnych materiałów.
Wprowadź plany zastępstw
Zidentyfikuj kluczowe stanowiska w firmie, a następnie opracuj system przekazywania wiedzy w ramach planów zastępstw – na wypadek chorób, urlopów, nieprzewidzianych sytuacji losowych, a także z uwzględnieniem odejść na emeryturę. W ramach planów zastępstw pracownicy zajmujący dane stanowisko stopniowo wdrażają do pracy na nim młodszych pracowników mających zastąpić ich w przyszłości lub pod nieobecność – zapoznają ich z obowiązkami i przekazują im specyficzną wiedzę. Osoby przygotowujące się do zastępstwa powinny również dowiedzieć się, jakie szkolenia muszą przejść i jakie kwalifikacje, umiejętności lub uprawnienia zdobyć, aby objąć dane stanowisko w przyszłości.
Zaproponuj program wymiany wiedzy w przedsiębiorstwie
Ogłoś wśród pracowników nabór na osoby, które chciałyby się podzielić swoją wiedzą z mniej doświadczonymi członkami zespołu. Taka wymiana może odbywać się na zasadzie indywidualnie ustalonych sesji, w trakcie szkoleń wewnętrznych lub też w formie spotkań z większą grupą młodszych pracowników. Ważne, aby wypracować własny system, stosowny do dyspozycyjności i ilości obowiązków poszczególnych osób.
Wprowadź kompleksowy program adaptacji zawodowej i mentoringu
Opieka nad nowymi współpracownikami może być dla doświadczonych pracowników odskocznią od codziennych obowiązków. Jednocześnie nowa rola – rola mentora – może okazać się być źródłem satysfakcji i dawać poczucie wyróżnienia. Może być też okazją do nauczenia się nowości od młodszego pokolenia. Aby wprowadzić to rozwiązanie trzeba określić:
- kogo obejmie adaptacja zawodowa (pracowników nowo przyjmowanych, pracowników zmieniających stanowisko w obrębie firmy);
- kiedy się rozpoczyna i kończy;
- kto ją prowadzi (bezpośredni przełożony nowego pracownika, specjalista ds. zasobów ludzkich, wyznaczony opiekun – mentor),
- na czym polega;
- jakie są zasady realizacji mentoringu, a w tym:
- kogo obejmie mentoring (pracowników nowo przyjmowanych, pracowników zmieniających stanowisko w ramach firmy, pracowników utalentowanych);
- kiedy rozpoczyna się i kończy;
- jaki jest sposób i częstotliwość oceny mentoringu;
- jakie są prawa i obowiązki podopiecznego
- oraz jaki jest profil, kompetencje, zasady wyboru, prawa i obowiązki mentora.
Warto powiązać program z systemem ocen, motywacji oraz planem rozwoju zasobów ludzkich, a także określić osoby odpowiedzialne za jego wdrożenie. Ponadto wszyscy pracownicy powinni zostać poinformowani o funkcjonowaniu programu, o możliwości zostania mentorem i warunkach, jakie trzeba spełnić, aby to było możliwe.
Pomyślne wprowadzenie programu adaptacji zawodowej i mentoringu przygotuje firmę do wdrażania do pracy nowych osób, jak i do odejścia starszych pracowników. Stworzy też nowe perspektywy samorealizacji przed osobami z większym stażem i doświadczeniem zawodowym oraz da im możliwość poznania nowych rozwiązań od młodszych członków zespołu. Co więcej zwiększy szanse firmy na zatrzymanie wartościowych pracowników i przyczyni się do integracji osób z różnych działów czy zespołów i w różnym wieku, co powinno sprzyjać pomyślnej i konstruktywnej współpracy. Kolejną pozytywną konsekwencją jest przełamanie rutyny, co ma szczególne znaczenie, kiedy praca w dużym stopniu polega na powtarzalnych czynnościach. Jednak najważniejszą korzyścią jest zmniejszenie kosztów szkolenia i zachowanie unikatowego know-how firmy pomimo rotacji pracowników.
Niezwykle ważne jest, by zadbać o zróżnicowanie projektów, do których angażujemy poszczególnych pracowników, aby utrzymać u nich wysoki poziomu zaangażowania i entuzjazmu. Dotyczy to zwłaszcza starszych stażem osób, które są najbardziej narażone na „wypalenie zawodowe”. Zaprojektowany z uwzględnieniem powyższych uwag oraz specyfiki przedsiębiorstwa program adaptacji zawodowej i mentoringu z pewnością pozwoli pracownikom rozwijać się i uczyć nie zmieniając pracodawcy, co jest korzystne i dla nich i dla firmy.
